Contoh Surat dan Macam-macam Surat

Bahasa 0
surat

Pengertian Surat dan Jenis Surat

 

Pengertian Surat

Surat adalah sarana alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa : pemberitahuan  pernyataan, perintah, permintaan / permohonan, laporan

Fungsi Surat

Sebagai sarana penyampai informasi surat memiliki fungsi sebagai berikut : (1) Sebagai sarana komunikasi, (2) Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan, (3) Sebagai alat bukti tertulis, (4) Sebagai alat untuk mengingat, (5) Sebagai bukti historis, dan (6) Sebagai pedoman kerja.

Surat dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, dapat digolongkan menjadi atas 3 jenis, yaitu : (1) Surat pribadi, (2) Surat dinas, dan (3) Surat niaga.

Kerangka Isi Surat

Kerangka isi surat adalah :

  1. Paragraf pembuka
  2. Paragraf isi
  3. Paragraf penutup

A. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi, komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Bentuk surat pribadi bisa berupa dan dapat menggunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.

Bagian-bagian surat pribadi

Adapun bagian-bagian surat pribadi adalah (1) Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat , (2) Alamat surat, (3) Salam pembuka, (4) Kalimat pembuka, (5) Isi surat, (6) Kalimat penutup, (7) Salam Penutup, (8) Tanda tangan , dan (9) Nama pengirim.

B. Surat Dinas

Surat dinas adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kedinasan suatu lembaga atau  instansi maupun organisasi.

Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

Bagian-bagian surat dinas

Bagian dari surat dinas adalah sebagai berikut (1) Kepala surat, (2)Nomor,Lampiran ,Perihal, (3) Tanggal, bulan, tahun penulisan surat, (4) Alamat surat, (5) Salam pembuka, (6) Kalimat pembuka, (7) Isi surat , (8) Kalimat penutup, (9) Salam penutup, (10) Tanda tangan, (11) Nama pengirim.

Penulisan bagian-bagian surat dinas
1. Kepala surat

Dalam menulis isi bagian kepala surat yang lengkap terdiri atas : a. nama instansi, b. alamat lengkap, c. nomor telepon, d. nomor kotak pos, e. lambang atau logo instansi.

Penulisan kepala surat hendaklah perlu memperhatikan hal-hal di bawah ini :

  1. Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, Badan Bimas, tetapi Biro pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Bimbingan Masyarakat.
  2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl. tetapi Jalan.
  3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat Tlp.,Tilp.,Telp.
  4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box.
  5. Logo atau lambang disertakan apabila ada.
2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal

Ketika akan menulis kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital. Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Penulisan No. dan Lamp. harus taat sesuai dengan ketentuan.

Nomor surat diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.

Contoh : Nomor: 002/U/DS/2016 atau No.: 002/U/DS/2016

Bila penulisan kode surat dengan angka, penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau Nomor: 10-10-3-03-90

Dalam tata cara penulisannya bisa ditulis lengkap Lampiran atau disingkat Lamp. Contoh : Lampiran : Satu berkas atau Lamp. : Satu berkas

Pada penulisan Hal hendaklah menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat tersebut. Hal bisa pula ditulis dengan Perihal. Contoh : – Hal: Permohonan tenaga pengajar atau Perihal : Permohonan tenaga pengajar

3. Tanggal surat

Pada tanggal surat harus ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Untuk surat pribadi dicantumkan nama kota, sedangkan untuk surat dinas tidak dicantumkan nama kota karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Contoh : 10 Februari 2016.

4. Penulisan alamat surat

Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu : (1) Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kanan atas (terletak di bawah tanggal bulan, dan tahun surat ) dan (2) Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kiri atas (terletak di bawah bagian hal).

Hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat : Penulisan nama penerima harus teliti dan lengkap, sesuai kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama). Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya. Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informatif.

Penulisan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti : Bapak, Ibu, Sdr.

Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau pangkat tidak boleh mengikuti kata sapaan. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya. Contoh :

Yth. Bapak Hardi

Kepala Biro Keuangan

Departemen A

Jalan Gajah Mungkur  17

Bandung

5. Penulisan salam pembuka

Dalam penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf awal kapital (Dengan). Huruf pertama kata hormat huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat). Pada akhir salam pembuka, dibubuhkan tanda koma (,) bukan tanda titik, titik dua. Contoh  : Dengan hormat,.

Apabila salam pembuka Assalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh ditulis lengkap dengan diikuti tanda koma atau disingkat Assalamu’alaikum w.w.,

Beberpa contoh ungkapan salam pembuka : Salam sejahtera, Saudara…., Saudara… yang terhormat, Ibu… yang terhormat, Bapak… yang terhormat,  Salam perjuangan, Merdeka, Salam Pramuka, dan lain-lain.

Penulisan salam penutup :

  1. Huruf pertama kata Hormat, Salam, dan Wassalam ditulis dengan huruf kapital.
  2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, atau tanda baca lain.

Contoh :  Hormat saya, Salam takzim, Hormat kami,

6. Isi Surat

Isi surat secara garis besar, terbagi atas tiga bagian, yaitu :

1. Paragraf pembuka

Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan, misalnya pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.

Contoh :

1) Kami beritahukan kepada Saudara bahwa….

2) Salah satu proyek Penelitian adalah   meneliti sastra Sunda. Sehubungan dengan itu,….

3) OSIS SMP Negeri 2 Sukadana akan menyelenggarakan Seminar sehari “Remaja dan Permasalahannya”, pada tanggal 31 Maret 2016, di Graha Madukara, Jalan Dusun Desa, Sukadana.

2. Paragraf Isi

Paragraf isi yakni mengemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.

Contoh :

Surat Saudara telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.

3. Paragraf Penutup

Dalam paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat, dan dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Contoh :

1)     Atas perhatian Saudara, kami  ucapkan terima kasih.

2)     Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

3)     Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

7. Nama Pengirim

Penulisan nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan salam penutup. Tanda tangan sangat diperlukan sebagai keabsahan surat dinas tersebut.

Penulisan nama pengirim :

  • Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.
  • Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri tanda titik.
  • Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

Contoh :Hormat kami,                                                     Hormat Kami,

                                                                                             Kepala,

                                                                        atau

Drs. Doni Damari                                           Ruminto, S.Pd.

Kepala                                                              NIP. 19720210 200312 1 005

C. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha perniaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.

Macam-macam surat niaga

Ada beberapa macam surat niaga, yakni : (1) surat penawaran, (2) surat pengaduan, (3) surat pesanan, (4) surat pengiriman, (5) surat pembayaran barang, (6) surat penagihan, dan sebagainya.

Itulah artikel yang membahasan tentang surat dan macam-macamnya serta tata cara penulisan surat yang benar sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam tatanan bahasa Indonesia. Semoga bermanfaat (cikancah-cyber).

Artikel menarik lainnya :

Tags:
Rate this article!
author

Author: 

Related Posts

Leave a Reply