Contoh Surat Niaga

Bahasa 0
surat niaga

Contoh Surat Niaga

Pengertian Surat Niaga

Surat itu sangat banyak jenis atau ragamnya. Salah satu jenis surat yang sering kita jumpai adalah surat niaga, yakni surat yang berhubungan dengan pergadangan. Surat niaga adalah surat yang buat atau yang dikeluarkan oleh badan-badan atau perusahaan-perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya.

Jenis Surat Niaga

Adapun jenis-jenis surat niaga adalah sebagai berikut (1) Surat Penawaran, (2) Surat Permintaan Penawaran, (3) Surat Pesanan, dan (4) Surat Pengaduan.

1. SURAT PENAWARAN

Surat penawaran (barang / jasa):

Surat penawaran adalah surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/ jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirimi surat (calon pembeli/ pengguna jasa). Surat penawaran harus disusun dengan teliti dan dapat menarik perhatian pembaca. Kepada pihak yang dikirimi surat harus ditunjukkan keunggulan kualitas barang yang ditawarkan.

Ada bebarapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran yaitu (1) nama/ jenis barang yang ditawarkan, (2) kualitas, merk barang, (3) jumlah barang yang ditawarkan, (4) harga satuan, (5) potongan harga yang diberikan, (6) syarat pembayaran, dan (7) cara pengiriman.

2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat Permintaan Penawaran adalah surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai atau tentang jual-beli barang.

Surat permintaan penawaran ini biasanya dibuat karena calon pembeli belum banyak mengenal suatu produk, baik jenisnya maupun harganya. Mungkin juga karena ada perubahan harga dan jenis produk.

Supaya para calon pembeli memperoleh jawaban yang memuaskan dari penjual, maka surat ini perlu berisi pertanyaan mengenai : (1) nama / jenis barang, (2) harga satuan, (3) potongan harga, (4) cara dan syarat pembayaran, dan (5) cara pengiriman.

3. SURAT PESANAN

Surat pesanan adalah merupakan surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual  yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.

Dalam penyusunan surat jenis ini cukup singkat, padat, tetapi jelas sehingga tidak menimbulkan keraguan pada diri si penjual.

Ada bebarapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan:

  1. Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.
  2. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar mudah melayani dan mengeceknya.
  3. Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.
  4. Menyebutkan cara pembayaran.
  5. Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
  6. Menyebutkan cara pengepakan.

4. SURAT PENGADUAN

Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan dari pemesan atau pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan atau tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Surat pengaduan ini dibuat karena : jumlah atau mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkaran isi perjanjian. Seseorang menulis surat pengaduan di antaranya untuk:

  1. Menyelesaikan proses jual beli agar memuaskan kedua belah pihak ;
  2. Meningkatkan hubungan baik yang sudah dibina agar tidak sampai putus karena kesalahan yang tidak disengaja;
  3. Mengingatkan penjual agar memberikan pelayanan yang memuaskan karena pembeli adalah raja,sehingga pelayanan yang baik akan mendatangkan pelanggan yang setia;
  4. Meminta informasi atau keterangan kepada penjual, harus kepada siapa dirinya menuntut ganti rugi jika kesalahan bukan pada pihak penjual.

Beberapa alternatif penyelesaian pengaduan di antaranya :

  1. Meminta potongan harga, jika pengaduan disebabkan oleh kesalahan dalam pengiriman barang.
  2. Meminta pergantian barang, jika tidak mungkin untuk menjualnya karena rusak atau kesalahan mutu barang pesanan.
  3. Meminta pengiriman barang yang kurang jika memang jumlah yang dikirim kurang.
  4. Meminta pengganti kerugian berupa uang, jika barangnya tidak diganti.

Dalam penyusunan surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut yakni (1) Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan, (2) Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun Anda merasa tidak puas, (3) Sebutkan jenis dan jumlah barang yang Anda adukan, (4) Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata, dan (5) Jelaskan penyelesaian pengaduan yang Anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah pihak.

Contoh-contoh Surat Niaga

  1. Surat Penawaran

 

PT PUSAKA JAYA

Jalan Tentara Pelajar No. 110 A

Bandung 755120

Bandung, 21 Maret 2016

Nomor        : 45/ PB/ PW/ IV – 03

Lampiran    : 2 ( dua) lembar

Hal               : Penawaran Buku

Yth . Saudara Pemilik Toko Buku

         Cemerlang Jaya Abadi

         Jalan Dewi Sartika No. 25

         Surabaya

Dengan Hormat,

Dalam rangka menyongsong peringatan Hari Pendidikan Nasioanal 2016 dan diberlakukannya Kurikulum Nasional , kami penerbit buku-buku pelajaran untuk SD sampai dengan perguruan tinggi, mengajak Saudara bekerja sama berpartisipasi mencerdaskan kehidupan bangsa.

Buku-buku kami telah mendapat pengesahan dari Dirjen Dikdasmen Depdiknas, sebagai buku pelengkap di samping buku teks wajib yang telah diterbitkan oleh pemerintah.

Semoga Saudara berkeinginan meningkatkan kualitas pendidikan. Untuk itu kami lampirkan sebuah daftar buku dan sebuah blangko surat pesanan.

Kami juga memberikan diskon menarik dengan persentase tinggi kepada toko pengecer dengan ketentuan :

  • Pembayaran tunai diskon 40 %
  • Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 %
  • Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 %

Pesananan Saudara sangat kami tunggu. Terima kasih.

Hormat kami,

Bidang Pemasaran

Ahmad

  1. Surat Permintaan Penawaran

Banjar, 22 Maret 2016

Yth,  Direktur PT Asih  Sejati

         di

         Bandung

Dengan hormat,

Kami akan sangat gembira jika Saudara dapat memberikan penjelasan mengenai  jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Asih Sejati.

Jika ada kesesuaian harga, kami akan memesan dalam jumlah besar. Informasi secepatnya sangat kami harapkan. Terima kasih.

Hormat kami,

Sarman

  1. Surat Pesanan

Banjar, 22 Maret 2016

Yth,  Direktur PT Asih  Sejati

         di

         Bandung

Dengan hormat,

Kami sangat bergembira menerima informasi tentang jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Saudara.

Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah tangga sesuai dengan kode nomor :

No. 15 sebanyak 7 buah, No. 17 sebanyak 8 buah, dan No. 25 sebanyak 10 buah. Harga sesuai penawaran, begitu pula cara pembayarannya.

Terima kasih atas kepercayaan terhadap pelanggan lama.

Hormat kami,

Sarman

  1. Surat Pengaduan

TOKO BUMI ASIH MAKMUR

Jalan Mochamad Thamrin No. 121 Surakarta

Surakarta, 14 Agustus 2015

Nomor        : 171/ BA/ VII – 03

Hal              : Pengaduan Kualitas Barang

Yth . Pimpinan UD TANI MUKTI

        Jalan H. Agus Salim  No.36

        Sidoarjo

Dengan Hormat,

Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai telah kami terima pada tanggal 12 Agustus 2015. Hal ini berarti lebih cepat dari permintaan kami. Oleh karena itu kami ucapkan terima kasih.

Perlu kami sampaikan bahwa setelah kami cek ada 20 karung kedelai yang mutunya tidak sesuai dengan pesanan. Daripada 20 karung tersebut kami kembalikan, kami mohon potongan harga sebesar 20 %.

Jika saudara tidak setuju dengan potongan harga, silakan mengirim utusan untuk mengeceknya dan sekalian mohon dibawakan penggantinya.

Atas perhatian dan kebijakan Saudara, kami ucapkan terima  kasih.

Hormat kami,

Pemilik Toko

Roy M.

Demikian artikel tentang surat niga,jenis-jenis surat niaga serta contoh-contoh yang berkaitan dengan surat niaga. Semoga dapat bermanfaat bagi kita semua.

Artikel menarik lainnya :

Tags:
Rate this article!
Contoh Surat Niaga,5 / 5 ( 1votes )
author

Author: 

Related Posts

Leave a Reply